📧

نوشتن ایمیل رسمی یکی از مهارت‌ های ضروری در کار، تحصیل و محیط‌ های بین‌المللی است. در این راهنما، هر یک از بخش های ایمیل را توضیح می‌ دهیم و مثال واقعی ارائه می‌کنیم تا به‌ صورت عملی یاد بگیرید چگونه یک ایمیل رسمی انگلیسی بنویسید.

چرا نوشتن متن رسمی انگلیسی مهم است؟

متن رسمی و ایمیل‌ های انگلیسی به شما کمک می‌ کند در محیط‌ های کاری، تحصیلی و اداری چهره ای  حرفه‌ ای و مؤثر از خود به نمایش بگذارید، درخواست‌ ها و اطلاعات خود را درست و واضح منتقل کنید و احترام و ادب در ارتباطات خود را نشان دهید.

قدم‌به‌ قدم تا نوشتن متن رسمی و ایمیل انگلیسی

۱. ساختار کلی ایمیل رسمی

یک ایمیل رسمی معمولاً شامل پنج بخش اصلی است:

• سلام و آغاز ایمیل (Greeting / Salutation)
• جمله‌ی مقدمه (Opening line / Introduction)
• بدنه ایمیل (Body / Main content)
• جمع‌بندی و درخواست (Closing line / Call to action)
• خاتمه و امضا (Sign-off / Signature)

۲. مثال عملی یک ایمیل رسمی

فرض کنید می‌خواهید به یک استاد دانشگاه ایمیلی برای درخواست جلسه ارسال کنید. نمونه کامل ایمیل به همراه توضیح هر بخش:

Subject: Request for Meeting Regarding Thesis Discussion

۱. سلام و آغاز ایمیل (Greeting)

,Dear Professor Smith 

توضیح: از عنوان و نام فرد استفاده کنید. اگر نام و جنسیت فرد را نمی‌دانید، از “Dear Sir/Madam” استفاده کنید.

۲. جمله‌ی مقدمه (Opening line)

I hope this message finds you well. I am writing to request a meeting to discuss my thesis progress 

توضیح: هدف ایمیل را واضح و مودبانه بیان کنید.

۳. بدنه ایمیل (Body)

I have completed the first three chapters of my thesis and would appreciate your feedback. I am available on Monday and Wednesday afternoons, but I am happy to adjust according to your schedule

توضیح: جزئیات موضوع را ارائه دهید و اطلاعات لازم را به‌طور شفاف اضافه کنید.

۴. جمع‌بندی و درخواست (Closing line)

Could you please let me know a convenient time for the meeting? I appreciate your time and guidance

توضیح: درخواست خود را مودبانه بیان کنید و قدردانی نشان دهید.

۵. خاتمه و امضا (Sign-off)

,Best regards
Ali Ahmadi
M.Sc. Student, Computer Science
University of Tehran

توضیح: از عباراتی مانند “Best regards” یا “Sincerely” استفاده کنید و نام کامل و سمت خود را بنویسید.

۳. نکات کلیدی نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

• از زبان مودبانه و رسمی استفاده کنید.
• جملات کوتاه و شفاف بنویسید.
• هر ایده را در یک پاراگراف جداگانه بیان کنید.
• قبل از ارسال متن را بازخوانی کنید و غلط‌های املایی و دستوری را اصلاح کنید.
• از ابزارهای کمک آموزشی مانند Grammarly یا LanguageTool برای بررسی متن استفاده کنید.

۴. تمرین عملی

موضوع تمرین: درخواست اطلاعات درباره یک کارگاه آموزشی یا وبینار.

تمرین کنید و یک ایمیل رسمی با ساختار زیر بنویسید:

• سلام و آغاز ایمیل
• جمله مقدمه (هدف ایمیل)
• بدنه (جزئیات و زمان‌بندی)
• جمع‌بندی و درخواست
• خاتمه و امضا

پس از تمرین کردن به نگارش ایمیل، در انتهای همین صفحه می توانید یک ایمیل در همین موضوع را مشاهده کنید.