آموزش کامل نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

📧

نوشتن ایمیل رسمی یکی از مهارت‌ های ضروری در کار، تحصیل و محیط‌ های بین‌المللی است. در این راهنما، هر یک از بخش های ایمیل را توضیح می‌ دهیم و مثال واقعی ارائه می‌کنیم تا به‌ صورت عملی یاد بگیرید چگونه یک ایمیل رسمی انگلیسی بنویسید.

چرا نوشتن متن رسمی انگلیسی مهم است؟

متن رسمی و ایمیل‌ های انگلیسی به شما کمک می‌ کند در محیط‌ های کاری، تحصیلی و اداری چهره ای  حرفه‌ ای و مؤثر از خود به نمایش بگذارید، درخواست‌ ها و اطلاعات خود را درست و واضح منتقل کنید و احترام و ادب در ارتباطات خود را نشان دهید.

قدم‌به‌ قدم تا نوشتن متن رسمی و ایمیل انگلیسی

۱. ساختار کلی ایمیل رسمی

یک ایمیل رسمی معمولاً شامل پنج بخش اصلی است:

  • سلام و آغاز ایمیل (Greeting / Salutation)
  • جمله‌ی مقدمه (Opening line / Introduction)
  • بدنه ایمیل (Body / Main content)
  • جمع‌بندی و درخواست (Closing line / Call to action)
  • خاتمه و امضا (Sign-off / Signature)

۲. مثال عملی یک ایمیل رسمی

فرض کنید می‌خواهید به یک استاد دانشگاه ایمیلی برای درخواست جلسه ارسال کنید. نمونه کامل ایمیل به همراه توضیح هر بخش:

Subject: Request for Meeting Regarding Thesis Discussion

۱. سلام و آغاز ایمیل (Greeting)

,Dear Professor Smith 

توضیح: از عنوان و نام فرد استفاده کنید. اگر نام و جنسیت فرد را نمی‌دانید، از “Dear Sir/Madam” استفاده کنید.

۲. جمله‌ی مقدمه (Opening line)

I hope this message finds you well. I am writing to request a meeting to discuss my thesis progress 

توضیح: هدف ایمیل را واضح و مودبانه بیان کنید.

۳. بدنه ایمیل (Body)

I have completed the first three chapters of my thesis and would appreciate your feedback. I am available on Monday and Wednesday afternoons, but I am happy to adjust according to your schedule

توضیح: جزئیات موضوع را ارائه دهید و اطلاعات لازم را به‌طور شفاف اضافه کنید.

۴. جمع‌بندی و درخواست (Closing line)

Could you please let me know a convenient time for the meeting? I appreciate your time and guidance

توضیح: درخواست خود را مودبانه بیان کنید و قدردانی نشان دهید.

 

۵. خاتمه و امضا (Sign-off)

,Best regards
Ali Ahmadi
M.Sc. Student, Computer Science
University of Tehran

توضیح: از عباراتی مانند “Best regards” یا “Sincerely” استفاده کنید و نام کامل و سمت خود را بنویسید.

۳. نکات کلیدی نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی

  • از زبان مودبانه و رسمی استفاده کنید.
  • جملات کوتاه و شفاف بنویسید.
  • هر ایده را در یک پاراگراف جداگانه بیان کنید.
  • قبل از ارسال متن را بازخوانی کنید و غلط‌های املایی و دستوری را اصلاح کنید.
  • از ابزارهای کمک آموزشی مانند Grammarly یا LanguageTool برای بررسی متن استفاده کنید.

۴. تمرین عملی

موضوع تمرین: درخواست اطلاعات درباره یک کارگاه آموزشی یا وبینار.

تمرین کنید و یک ایمیل رسمی با ساختار زیر بنویسید:

  • سلام و آغاز ایمیل
  • جمله مقدمه (هدف ایمیل)
  • بدنه (جزئیات و زمان‌بندی)
  • جمع‌بندی و درخواست
  • خاتمه و امضا

پس از تمرین کردن به نگارش ایمیل، در انتهای همین صفحه می توانید یک ایمیل در همین موضوع را مشاهده کنید.

 

 

Dear Workshop Coordinator

I hope this message finds you well. I am writing to request more information regarding the upcoming digital marketing workshop

I am particularly interested in attending the session on social media strategies and would like to know the exact dates, schedule, and registration process. Additionally, I would appreciate details regarding any prerequisites or materials that participants need to prepare

Could you please provide me with the necessary information at your earliest convenience? I would greatly appreciate your assistance

, Best regards
Sara Karimi
Marketing Student

University of Tehran

درباره حامد جلالی فر

✍️مترجم حرفه‌ای هستم، اما همیشه خود را یک زبان‌آموز می‌دانم؛ چرا که یادگیری هیچ‌گاه پایان ندارد. 🚫هر کسی که بگوید در فلان زبان «فول» است، باید بدانید هنوز درک درستی از زبان ندارد. 🙏بیش از ۲۴ سال است که روزانه ۸ تا ۱۲ ساعت با زبان‌های گفتاری و نوشتاری سروکار دارم، اما هنوز به «کامل بودن» نرسیده‌ام و هرگز هم نخواهم رسید. 💖 در مسیر یادگیری زبان، نقش یک «راه‌بلد» را برای علاقه‌مندان ایفا می‌کنم و کسانی که می‌خواهند مترجم حرفه‌ای شوند، پس از درک این موضوع که زبان‌آموزی «دویدن سرعتی» نیست بلکه «دویدن ماراتن» است، می‌توانند همراه من مسیر حرفه‌ای شدن در ترجمه را طی کنند.

دیدگاهتان را بنویسید